PERSONAS DATU APSTRĀDES POLITIKA

1. Mērķis un darbības joma

Šīs personas datu apstrādes politikas (turpmāk – Politika) mērķis ir noteikt un aprakstīt kārtību, kādā SIA "Darba Ģilde" veic personas datu apstrādi, nodrošinot augstu datu aizsardzības līmeni un caurspīdīgumu. Politika izstrādāta atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes Regulai (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula jeb GDPR) un Latvijas Republikas spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.

Politika attiecas uz visiem personas datiem, kurus uzņēmums ievāc un apstrādā personāla atlases, sadarbības un citu leģitīmo mērķu ietvaros.

2. Personas datu pārzinis

Personas datu apstrādes pārzinis ir SIA "Darba Ģilde", kas nosaka datu apstrādes nolūkus un līdzekļus.

3. Apstrādāto personas datu kategorijas

Uzņēmums ievāc un apstrādā tikai tos personas datus, kas ir nepieciešami attiecīgo apstrādes mērķu sasniegšanai (datu minimizēšanas princips):

• Identifikācijas dati: Vārds un uzvārds.

• Kontaktinformācija: Tālruņa numurs, e-pasta adrese.

• Ģeogrāfiskie dati: Dzīvesvietas pilsēta vai novads.

• Profesionālie dati: Darba pieredze, izglītība, kvalifikācija, sertifikāti.

• Kandidāta iesniegtā informācija: Dzīvesgājuma apraksts (CV) un cita informācija, ko kandidāts brīvprātīgi norādījis vai iesniedzis.

• Saziņas dati: Informācija par komunikāciju un saziņu personāla atlases procesa laikā.

4. Personas datu apstrādes mērķi un tiesiskais pamats

Datu apstrāde tiek veikta tiesiski, godprātīgi un datu subjektam pārskatāmā veidā šādiem nolūkiem:

• Personāla atlase un kandidātu izvērtēšana: Lai izvērtētu kandidāta atbilstību vakantajai amata vietai (tiesiskais pamats: pasākumu veikšana pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas).

• Kandidātu datubāzes uzturēšana: Nolūkā piedāvāt vakances nākotnē (tiesiskais pamats: datu subjekta brīvprātīga piekrišana).

• Darba piedāvājumu izteikšana: Lai sagatavotu un nosūtītu darba piedāvājumus un vienotos par darba tiesisko attiecību uzsākšanu.

• Sadarbības nodrošināšana ar klientiem: Pakalpojumu sniegšanas efektivitātes un biznesa nepārtrauktības nodrošināšanai (tiesiskais pamats: līgumsaistību izpilde vai leģitīmā interese).

• Normatīvo aktu prasību izpilde: Juridisko pienākumu izpildei, kas uzņēmumam ir saistoši saskaņā ar Latvijas Republikas likumdošanu.

5. Personas datu uzglabāšana un drošība

SIA "Darba Ģilde" nodrošina tehnisko un organizatorisko pasākumu īstenošanu, lai aizsargātu personas datus pret nejaušu vai nelikumīgu iznīcināšanu, nozaudēšanu, pārveidošanu vai neautorizētu piekļuvi:

• Personas dati tiek glabāti drošā elektroniskā vidē.

• Piekļuve datiem ir stingri ierobežota un tiek piešķirta tikai pilnvarotām personām darba pienākumu izpildei.

• Datu apstrādei un organizēšanai tiek izmantoti tādi droši un pārbaudīti uzņēmuma risinājumi kā Google Forms, Google Sheets un citi autorizēti mākoņpakalpojumi. Uzņēmums nodrošina divu faktoru autentifikācijas izmantošanu, piekļuves tiesību kontroli un paroles aizsardzību elektroniskajām datu glabāšanas sistēmām.

6. Glabāšanas termiņi

Personas dati tiek glabāti ne ilgāk, kā tas nepieciešams nolūkiem, kuros attiecīgos personas datus apstrādā:

• Noraidīto kandidātu dati: Ja kandidāts netiek nodarbināts un nav sniedzis piekrišanu datu ilgākai uzglabāšanai, visi dati tiek dzēsti ne vēlāk kā 12 mēnešus pēc pēdējās savstarpējās saziņas (lai nodrošinātos pret iespējamām pretenzijām un tiesiskajiem strīdiem).

• Dati nākotnes atlasēm: Ja kandidāts ir devis skaidru piekrišanu datu saglabāšanai turpmākām atlasēm, datus uzglabā līdz 24 mēnešiem vai līdz brīdim, kad kandidāts savu piekrišanu atsauc.

• Likumā noteiktie termiņi: Normatīvajos aktos noteiktie dokumenti un dati (piemēram, grāmatvedības vai darba tiesību dokumenti) tiek uzglabāti attiecīgajos likumā paredzētajos obligātajos termiņos.

7. Personas datu saņēmēji un piekļuve

Piekļuve personas datiem ir tikai stingri noteiktam personu lokam:

• SIA "Darba Ģilde" valdes loceklei.

• Pilnvarotiem uzņēmuma darbiniekiem, kam tas nepieciešams tiešo darba pienākumu veikšanai.

• Ārpakalpojumu sniedzējiem (datu apstrādātājiem), piemēram, IT atbalsta vai grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, ar kuriem ir noslēgti datu apstrādes līgumi - tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams konkrētā pakalpojuma nodrošināšanai.

• Valsts institūcijām un tiesībsargājošām iestādēm normatīvajos aktos skaidri noteiktajos gadījumos un kārtībā.

8. Personas datu dzēšanas kārtība

Personas datus neatgriezeniski dzēš vai anonimizē šādos gadījumos:

• Ir izbeidzies noteiktais datu glabāšanas termiņš.

• Ir sasniegts konkrētais datu apstrādes mērķis un datu tālāka uzglabāšana nav nepieciešama.

• Saņemts pamatots datu subjekta pieprasījums par datu dzēšanu ("tiesības tikt aizmirstam"), ja vien normatīvie akti neuzliek uzņēmumam pienākumu attiecīgos datus turpināt glabāt.

9. Datu subjekta tiesības

Saskaņā ar GDPR datu subjektam ir plašas tiesības kontrolēt savu datu apstrādi:

• Tiesības piekļūt datiem: Saņemt apstiprinājumu par to, vai dati tiek apstrādāti, un iegūt informāciju par šo apstrādi.

• Tiesības labot datus: Pieprasīt neprecīzu vai nepilnīgu personas datu labošanu vai papildināšanu.

• Tiesības uz dzēšanu ("tiesības tikt aizmirstam"): Pieprasīt datu dzēšanu normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos.

• Tiesības atsaukt piekrišanu: Jebkurā brīdī atsaukt iepriekš sniegto piekrišanu datu apstrādei (piemēram, dalībai nākotnes atlasēs), kas neietekmē pirms atsaukšanas veiktās apstrādes likumību.

• Tiesības iesniegt sūdzību: Ja datu subjekts uzskata, ka tā datu apstrāde pārkāpj GDPR prasības, tam ir tiesības vērsties ar sūdzību uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā (Elijas iela 17, Rīga, LV-1050; e-pasts: [email protected]).

10. Personas datu avoti

Personas dati tiek iegūti:

• tieši no kandidāta;

• no kandidāta iesniegtā CV;

• no kandidāta aizpildītās pieteikuma anketas;

• no publiski pieejamiem profesionālajiem profiliem (piemēram, LinkedIn), ja tas nepieciešams personāla atlases procesā;

• no darba devēja, ja kandidāts tam ir devis piekrišanu.

11. Noslēguma jautājumi

Šo Politiku apstiprina SIA "Darba Ģilde" valdes locekle un tā stājas spēkā ar apstiprināšanas brīdi. Uzņēmumam ir tiesības jebkurā laikā veikt izmaiņas vai papildinājumus Politikā, ja mainās datu apstrādes procesi uzņēmumā vai stājas spēkā attiecīgi grozījumi normatīvajos aktos.

Datu subjekts jebkurā laikā var atsaukt savu piekrišanu, rakstot uz e-pasta adresi: [email protected].